Qué documentos de tu personal tienes que guardar y por cuánto tiempo
Por el equipo de CuentaFácil · Publicada el · 3 min de lectura
Respuesta corta
Guarda el contrato de cada persona mientras trabaje contigo y un año después. Las nóminas o recibos de pago, los controles de asistencia y los comprobantes de vacaciones, aguinaldo, primas y cuotas del IMSS se guardan durante el último año de la relación y un año después de que termine (artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo). Si en un juicio no los presentas, se presume cierto lo que diga el trabajador sobre esos hechos (artículo 805).
La lista del artículo 804
| Documento | Cuánto tiempo |
|---|---|
| Contrato individual de trabajo | Mientras dure la relación y un año después |
| Listas de raya, nómina o recibos de pago | El último año de la relación y un año después de que termine |
| Controles de asistencia, si los llevas | El último año de la relación y un año después de que termine |
| Comprobantes de vacaciones, aguinaldo, primas y PTU | El último año de la relación y un año después de que termine |
| Comprobantes de cuotas y aportaciones de seguridad social | El último año de la relación y un año después de que termine |
| Los que pidan otras leyes | Lo que diga cada ley |
Los plazos fiscales y del IMSS pueden ser más largos que los laborales. Para la nómina, pregúntale a tu contador por el plazo de conservación de la contabilidad; el laboral es el mínimo, no el máximo.
Qué pasa si no los tienes
El artículo 805 dice que si no presentas estos documentos en un juicio, se presumen ciertos los hechos que el trabajador afirme sobre ellos, salvo que pruebes lo contrario de otra forma.
En la práctica: si un ex mesero dice que trabajaba 60 horas a la semana y no tienes los controles de asistencia, el tribunal parte de que trabajaba 60 horas. Si dice que nunca le diste vacaciones y no tienes los recibos, parte de que no se las diste.
Los que no están en la lista y conviene guardar
- Las llamadas de atención y las actas administrativas, con sus firmas. Lo explicamos en llamada de atención y acta administrativa.
- Las incapacidades y los permisos firmados.
- La constancia anual de vacaciones, que además la pide el artículo 81.
- El aviso de despido, si lo hubo, con la prueba de que se entregó.
- El reglamento interior y la constancia de su depósito.
- El acuerdo de reparto de propinas, firmado.
Cómo guardarlos sin una bodega
- Un expediente por persona, con el contrato, su alta en el IMSS, las constancias de vacaciones y las actas.
- La asistencia y la nómina, por periodo. Si ya son electrónicas, que se puedan exportar por fechas.
- Una regla para depurar. Lo de quien se fue hace más de un año y no tiene juicio pendiente se puede archivar, revisando antes los plazos fiscales con tu contador.
- Respaldo. Una foto en el celular del encargado no es un archivo.
Desde 2027, además, el control de asistencia tiene que ser electrónico: está en registro electrónico de jornada 2027.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debo guardar las listas de asistencia de mis empleados?
Durante el último año de la relación de trabajo y un año después de que termine, según el artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo.
¿Qué pasa si no tengo los recibos de nómina en un juicio laboral?
Se presumen ciertos los hechos que el trabajador afirme sobre esos documentos, salvo que pruebes lo contrario de otra forma (artículo 805).
¿Cuánto tiempo guardo el contrato de un empleado?
Mientras dure la relación de trabajo y hasta un año después de que termine.
Fuentes
Esta guía explica la ley en términos generales y no es asesoría legal ni fiscal. Para tu caso concreto, consulta a un abogado laboral o a tu contador.